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這種情況每個人都遇過,事實上我現在就是這樣。我的信箱裡現在有 588 封電子郵件,到歐洲旅遊之前開心轉交給同事的專案,我也完全搞不清楚進展如何。
沒有啦,我才沒有在跟大家炫耀,其實我的假期沒有聽起來那麼好啊,我大部分時間都只和父母待在 Leighton Buzzard。
「那是哪裡啊?」我聽到你在大叫了。嗯,每個聽到的人都這麼問。
當然啦,那裡算不上是觀光景點,除非你想坐著時速 6.5 公里的狹窄小船遊運河,那實在是太棒了。
回到重點。你剛度完假,平安回到家,已經洗好澡,也克服了時差,如果沒有,你得先看看這些最棒的旅遊秘訣,那篇文章對出差和旅遊都很有幫助。
現在,該回到工作崗位了。想像你不在的這段時間,完全沒查看工作上的郵件,甚至連想都沒想過你的團隊和專案,該怎麼做才能避免一開機就被工作淹沒呢?
千萬別搭星期一早上 6 點抵達的飛機,然後直接趕往辦公室,雖然這個想法聽起來很誘人,可是實際上你會感覺很糟、看起來很糟、表現得也很糟,無法有一個好的開始。
確定返回工作崗位的至少 24 小時前就到家,這樣你才能整理行李,在熟悉的環境裡放鬆休息一下;這聽起來很簡單,但會讓一切大為不同。如果你剛結束長途飛行,想靠白天不睡保持清醒,以便晚上睡個好覺,提醒你一句:沒有你想像中那麼容易做到。
588 封郵件乍聽之下很可怕,實際上不算多,我以前還有累積 2,000 封的紀錄。首先,將所有電子郵件按「寄件人」分組,再刪除所有不重要的郵件,例如 Google 快訊、社群媒體通知等等。我得將 Facebook 通知傳送到我的工作郵件,因為我是工作頁面的管理員,唉。
接著,按照「主旨」分組,除了每組置頂的郵件,其他全部刪除,這樣一來,你就能先讀到目前的狀況,必要時再往下捲動查看其餘內容,還能避免回覆到別人已經代回的郵件。最後,將所有收到的副本郵件移到收件匣裡的獨立資料匣,以便有空時查看。
和放假前接手專案的同事開個 WIP 會議,因為比起自己辛苦地一封封查看郵件,親自溝通比較容易瞭解最新狀況。面對面清楚討論最新狀況,或是透過電話和遠端團隊溝通,確保所有人對專案的進度理解一致,然後你就能把所有和這項專案相關的副本郵件都刪除了。
請老闆空出半個鐘頭,坐下來談談下個月最重要的專案有哪些,以及你需要負責哪些工作,這樣你才能排列工作的優先順序,完成最重要的任務。
人不是機器,沒辦法一開機就切換成工作模式。這些提高生產力的方法,能幫你儘量善用時間,如果你重返工作的第一天還沒搞定一切 (這是非常可能發生的事),不用緊張,只要確定可以及時完成無法更動期限的工作,其餘的再儘快跟上進度,馬上就可以進入狀況。
記住,沒有人期待你在重返工作的半小時內就完全瞭解最新狀況,但他們會希望你展現工作熱情,所以把愁容轉換成笑容吧!記住,正是因為有這份工作,你才有錢可以渡過美好假期,即使只是在 Leighton Buzzard 度個假。
放假後累積的工作量快把你淹沒了嗎?這篇文章提供 5 個方法協助你進入狀況。