如何設定實際的最後期限並如期達成

週四下午 2 點：「沒問題，我明天下班以前會處理完畢交給你。」

週五下午 2 點：「我正在等待財務部的一些資料，所以可能要到下週一才能交給你。」

週一下午 4 點：「我很抱歉，我今天上午碰到一些緊急事件，下午必須優先處理 – 明天我一定會交給你。」

週二上午 11 點：「這是我目前完成的進度 – 請看一下，告訴我還需要什麼，這週內我會盡量補齊剩下的部分。」

您是否聽過類似的話？不輪您是等待任務完成的那方，或是無法在期限內完成的那方，雙方都會感到很挫折。

我們經常因為想取悅對方或力求表現，設定不實際的最後期限 – 事實上，當我們誠實告知完成任務真正需要的時間，反而會受到更多尊重。做個可靠的員工，並在需要時請求支援，代表大家工作時會更尊重您。

學習設定可以真正完成的最後期限

若您正確評估完成任務所需的 （實際） 時間，您就能夠達到每個期限。

從以下方向考慮：

• 我是否有其他立即需要優先處理的任務？
• 我是否需要他人協助以完成任務？（如，需要分析師提供數據、財務部提供預算資料、需取得主管核可） 相關人士需要多久才能提供我所需要的資料？
• 團隊中是否有其他人能提供協助，或是可以接手其他工作，讓我能夠專心完成這項任務？
• 我是否已經與所有相關人士溝通過完成任務的所有必要步驟？
• 了解我的團隊/主管/工作流程，我是否可能被要求同時完成其他臨時交付的任務？
• 過去的我是否曾經給自己設定無法達成的期限？我從過去的經驗中學到什麼？

問自己上面的問題，並考慮所有可能影響任務完成期限的因素後，您就能更合理的估算期限。

設定大型專案的完成期限時，每週檢討一次時程表，並加入所有變更事項與相關各方。

如何在期限內完成任務

基本上時間管理就是唯一可以確保您準時完成任務的方式。若您沒有事先計畫，您一定會覺得更難及時完成任務。依照進行順序列出所有必要步驟。這聽起來似乎理所當然，但您每次都有真正做到嗎？

不要拖拖拉拉！Tim Urban 說，我們之所以拖拖拉拉，是因為我們希望在現狀中找到生活的樂趣 – 正如「獲得立即滿足的猴子」所述。他指出，我們對於立即性滿足的需求可能經常凌駕大腦中的理性聲音，導致我們變成「驚慌的怪物」。

要求他人協助，並不會讓您顯得能力不佳。如果您在初期就發現自己無法在期限內完成任務，一定要及時反映，並說明您很想在期限內完成工作，但您需要其他幫手，才可能達到目標。盡量詳細計畫，哪些部分要請別人幫忙，哪些部分您要自己完成 – 您的主管可能並不清楚完成任務需要採取的所有步驟，所以要盡量詳細說明。

若您沒有達到某個自己設定或同意完成的期限，不要找藉口，應該盡可能提供最佳的解決方案。您何時一定可以完成任務？您需要哪些協助，以加速任務完成？您從這次經驗中學到了哪些教訓，下次要設法避免？