輕鬆搞定差旅的18個建議

過去 15 年裡，我經常出差，難免也犯下不少錯誤，包括了：

• 出差香港的意外，導致一隻腳二度燙傷，接下來一週只能拄著枴杖做簡報 (到現在我仍然是全公司唯一申請過旅遊醫療保險的人)
• 在飯店自助餐廳吃了不新鮮的壽司，只好在完全沒睡和吃了一堆 Imodium (止瀉藥) 的情況主持訓練課程
• 滿懷雄心地規劃了連續七小時的培訓活動，完全沒有時間吃午餐或上廁所
• 拖著龐大的行李箱在五天之內跑了四個國家，所有打包的東西只用到 40%

為了確保大家不致重蹈我的錯誤，以下提供幾個秘訣，確保你的出差行程順利圓滿：

事先規劃

1.    明確擬訂出這趟出差的目標與成果。出差一趟可不便宜，公司當然希望能夠獲得具體報酬。此外，擬訂清楚的成果也能協助你充分聚焦、充分利用時間。建議你將出差一趟的主要成果限定在三項以內。

2.    至少在三週前，先行制訂詳細的行程表，並且鎖定成果所需的個人拜訪或團體會議，全力以赴。事先決定每次會議應當談論的重點議題。

3.    行程的規劃，應在不同的拜訪與會議之間，預留若干緩衝時間，藉此：

• 喘口氣、思考、喝杯咖啡、上廁所...  等等
• 拜訪或會議期間達成共識的行動，應當追蹤其實施狀況
• 完成無關乎這趟出差的其他工作。

如果你忙得像無頭蒼蠅，事情就會不斷堆積，你也達不到想要的結果，而且很快就會精疲力盡、發揮不出生產力。

4.    和當地辦公室的經理/秘書建立交情，藉助他們的力量進行事前準備。例如你可以：

• 請他們安排通行證，避免每天早上都被擋在接待櫃臺
• 請他們幫忙安排機場接送 (提醒你，通常火車會比計程車快而且便宜)
• 利用你和當地飯店的公司優惠價
• 將你需要的資料郵寄給他們，請他們先列印出來，你就不用拖著厚重的資料到當地
• 預約會議室，必要時順便安排餐點

記住，他們都很忙，所以務必特地感謝他們的幫忙，可能的話請買幾樣小禮物 (例如巧克力) 謝謝他們。每次表達一點小感激，都是今後前進的動力。

5.    針對你要去的國家，攜帶多個充電器，以免電動牙刷或手機無法同時充電。

6.    行李盡量輕便。這是老生常談了，但請特別注意手提行李的尺寸限制。如果要出差好幾天，打包時可能要狠下決心，限制自己一天換一套衣服。出差超過一星期的話，請使用當地的洗衣設施。

這樣不僅能減輕負擔，至少還能節省一小時等候托運行李的時間。

7.    如果你很需要睡一覺，記得帶耳塞、眼罩和非處方安眠藥。我個人偏好抗組織胺藥片，例如 Restavit，不過也有朋友是用藥草茶幫助入睡。這些東西在機場藥局都買得到。

8.    假如飛行時間超過三個小時，即使必須多花一點錢，也要選個好座位。避開每架飛機與航班最差的座位。

9.    確定你已加入航空公司的飛行常客專案並已註冊會員編號。這聽起來或許只是細枝末節，不過點數累積的速度真的很快，而且常常有機會升等至商務艙，對於長途飛行而言尤其如獲至寶。

旅程中

10.  提早一小時到達機場，以免發生非預期的延誤狀況。記住這句話，有人就是因為交通事故錯過航班，所以務必早點出發，避免臨時安排替代航班和重新擬訂開會時間的麻煩。

11.  為了保險起見，最好是排在一群緊張而且單獨飛行的商務旅客後面，依序通關。這種旅客通常準備比較充分，你也能更快結束安全檢查。隊伍前頭要是排了許多彷彿時間用不完的渡假情侶，絕對要避開。

12.  為了不被時差所累，就要注意三個關鍵：時間、食物和輕便。

• 一上飛機就將手錶 (或手機) 設定為目的地時區的時間，協助身體提前展開調整
• 請盡量等到目的地的夜晚時間再睡覺
• 請盡量在目的地的白天時間，才在飛機上進食

即使你下飛機的時候已經很累，只要當地還沒入夜，絕對不要睡覺。可以到處走走看看，即使不太餓也去吃個早餐、午餐或晚餐，並做一些保持清醒的事。

13.  要避免長途飛行時太無聊，可以為自己設定一個目標。無論是要補眠為下飛機的事做好準備，或是讀一本商業書籍學習新知都行，設定一件在飛機上要做的事，就能避免無聊。

抵達目的地

14.  抵達目的地時，在機場買一張當地的 SIM 卡，如果不是無限的，至少數據用量要夠大。大部分國家的數據傳輸費用都會比手機通話便宜，而且還能享有額外的方便，例如可以用 Skype 和 Facetime 與人聯絡，也可以使用數據用量查看電子郵件，或是用 Uber 叫車。

15.  如果你經常到固定的地點出差，可以找一間你喜歡的旅館、協商公司優待價，並和飯店經理打好關係。這麼一來：

• 你就可以將東西存放在飯店，因為每家飯店都有行李存放區，你可以留下一箱備用衣物，節省每次打包的時間
• 他們的資料裡會有你的名字，每次住宿登記時會比較輕鬆也比較快
• 忠實的客戶，更能迅速賺取升等優惠
• 在熟悉的環境裡，也能更快安頓下來

16.  若是在當地辦公室有聯絡人，不妨向他們請教內情，瞭解有關地點與下班好去處等事情。

17.  如果你是第一次拜訪新的辦公室，敬請務必安排自我介紹的時間，盡量讓更多同事認識你。請當地聯絡人陪你四處走動，並為第一次談話開個頭。如果你對建立人脈感到緊張，這些秘訣能幫你踏出第一步。

18. 注意當地文化並努力融入其中，觀察其他人的行為，遇到了不確定的規則請務必開口問。

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